【人事・総務】職務経歴書の書き方｜書類選考の評価軸とテンプレートを例文付き解説

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採用担当者や面接官が【人事・総務】の職務経歴書で見るポイントとは？

人事・総務の職務経歴書では、担当していた業務の広さだけでなく、どこまで主体的に担っていたか、どのような成果を出したかが見られます。特に採用担当者は、自社の組織規模や課題に合う経験を持っているかを重視して確認します。

役割と範囲

まず見られるのは、人事・総務としてどの領域を担当していたかです。採用、労務、教育研修、制度設計/運用、備品管理、ファシリティ、株主総会運営など、人事・総務は業務範囲が広いため、担当領域は明確に記載することが重要です。

あわせて、以下のような情報も評価のポイントになります。

• 具体的な業務内容
• 従業員数や拠点数などの企業規模
• 配属部門の人数や自身の立場
• 経営層、現場部門、社労士、派遣会社などの関係者との連携有無および頻度

「どの環境で、誰と関わり、どこまで任されていたか」を伝えることが大切です。

成果と再現性

次に重視されるのは、実績があるか、その経験が応募先でも再現できそうかという点です。人事・総務は成果が見えにくい職種ですが、できるだけ数字や改善内容で示すと評価されやすくなります。

たとえば、以下のような内容が該当します。

• 採用人数、応募数、面接数、定着率
• 業務効率化による工数削減
• コスト削減や運用改善
• 制度導入、フロー見直し、問い合わせ削減
• 組織マネジメントの人数（課長以上の場合）

また、業界や企業規模との親和性も見られます。同業界での経験があるか、ベンチャーか大手かなど、応募先に近い環境で実務経験を積んでいると評価につながりやすいです。

加えて、採用管理システム、勤怠管理システム、給与ソフト、Excelなど、業務で使っていたツールも再現性を判断する材料になります。

専門性

人事・総務では、実務を正確に進めるための専門知識やスキルも見られます。特に労務、採用、制度運用、総務企画などは、一定の知識が求められるため、経験分野に応じた専門性を示すことが重要です。

評価されやすい要素の例は以下の通りです。

• 採用、労務、給与、社会保険、総務全般の実務スキル
• 就業規則、労働法令、安全衛生などの知識
• 衛生管理者、社会保険労務士資格、秘書検定などの資格
• Excel、Word、PowerPoint、人事・勤怠・給与システムの使用経験

資格が必須でない場合でも、どの知識を持ち、どのツールを使って業務を回していたかを具体的に書くことで、専門性が伝わります。

【人事・総務】で推奨されるフォーマットと選び方

人事・総務の職務経歴書で最も推奨されるのは＜逆編年体式＞です。直近の経験から順に書くことで、採用担当者が知りたい「今、どの業務をどのレベルで任せられるか」を把握しやすいためです。

人事・総務は、企業ごとに担当範囲が大きく異なるため、採用担当者はまず、直近の職場における以下内容を確認します。

• 採用、労務、制度、育成、総務のどこを担当していたか（メイン業務とサブ業務の棲み分け）
• どの程度の企業規模・組織規模で経験していたか
• 主担当だったのか、補助だったのか、管理職だったのか
• システムやツールは何を使っていたか
• 直近でどんな成果や改善実績を出したか

業務の幅が広い人事・総務だからこそ、「直近の実務経験」が重視される傾向があります。

また、人事・総務で経験が豊富な方は、逆編年体式とキャリア式の＜ハイブリッド型＞も有効です。最初に「採用」「労務」「総務」などの経験領域を簡潔に整理し、その後に職歴を逆編年体で記載する形です。

この形式が向いているのは、たとえば以下のようなケースです。

• 採用、労務、総務を幅広く経験している
• 管理職やマネジメント経験がある
• 複数社で人事・総務の専門性を積み上げてきた
• 応募先に合わせて強みを先に見せたい

ただし、情報量が多くなりやすいため、＜ハイブリッド型＞は“簡潔に整理できる人向け”です。上記に該当しない場合は、＜逆編年体式＞がすっきりまとまって見えるでしょう。

コンサルタント監修！【人事・総務】の職務経歴書における例文テンプレート

本章では、各項目の書き方とそのまま使いやすい例文テンプレートを紹介します。

ペルソナ設定

年齢：46歳
経験社数：3社
在籍企業：東証スタンダード上場
役職：人事総務部長

採用と制度設計を重点的に経験、その他、労務と総務の実務経験を持つ。現在は部下8名のマネジメント、レポートラインは取締役管理部長。毎月の部店長会議に出席。

《職務要約》の書き方

職務要約では、これまでの中核経験・現在の役割・マネジメント範囲・経営との接点を簡潔にまとめるのがポイントです。特に部長クラスの人事・総務では、実務経験だけでなく、組織運営や意思決定支援の経験が伝わるかも重要な評価要素になります。

書き方のポイント

• 人事と総務領域での経験年数
• 採用、制度設計などの中核領域
• 現在の役職とマネジメント人数（課長以上の場合）
• 経営層との連携や会議体への関与（部長以上の場合）

例文テンプレート

人事・総務領域での実務・マネジメント経験を有し、特に採用および人事制度設計を中核領域としてキャリアを築いてきました。労務・総務の実務経験も有しており、人事総務全般を横断的に理解しています。現在はスタンダード上場企業の人事総務部長として8名体制の組織マネジメントを担い、取締役管理部長へのレポートを行うとともに、毎月の部店長会議に出席しています。経営意思決定の支援に向けて、取締役管理部長や経営企画部長と連携しながら、組織運営・人材戦略・制度運用の推進に携わっています。

《職務内容・職務範囲》の書き方

職務内容は、“担当領域と業務範囲がひと目で分かるように書く”ことが大切です。

「人事・総務全般」とまとめるのではなく、実際に行っていた業務を具体的に分けて記載します。部長クラスの人事・総務では、担当実務を並べるだけでなく、“管掌領域・マネジメント範囲・意思決定への関与・社内外の関係者”まで見えるように書くことが重要です。

採用担当者は、「何をやっていたか」だけでなく、「どの立場で、どこまで責任を持っていたか」を見ています。

書き方のポイント

• 採用、制度設計、労務、総務などの管掌領域を明記する
• 企業規模や関係者も入れると伝わりやすい
• プレイヤー業務か、マネジメント中心かを分けて書く
• 部門人数やレポートラインを入れる（課長以上の場合）
• 経営層や他部門との連携範囲を示す（部長以上の場合）
• 会議体や意思決定支援への関与も盛り込む（部長以上の場合）

例文テンプレート

人事総務部長として、人事・総務領域全般の統括および部門マネジメントを担当。採用戦略の立案・実行、人事制度の設計・運用を中核業務としつつ、労務管理および総務機能の安定運営も管掌。

・人事総務部全体のマネジメント（8名体制）
・新卒採用、中途採用における採用計画立案、進捗管理、採用手法の見直し
・等級、評価、報酬を含む人事制度の設計、改定、運用
・労務管理体制の整備、運用方針の策定、個別事案対応の統括
・総務業務全般の管理監督（資産管理、社内環境整備、規程管理、会議体運営支援 等）
・部門メンバーの育成、業務分担設計、進捗管理、組織運営
・取締役管理部長へのレポーティング
・部店長会議への出席および人事総務関連テーマの報告・提案
・取締役管理部長、経営企画部長と連携した経営意思決定支援

《実績・数値・表彰》の書き方

人事・総務は成果が見えにくいため、“数字や改善結果”をできるだけ入れることが重要です。採用人数、工数削減、コスト削減、対応件数など、定量化できるものを優先して記載します。

書き方のポイント

• 採用人数、削減率、改善件数などを入れる
• 数字が難しい場合は、改善内容と結果を書く
• 表彰歴があれば簡潔に記載する

例文テンプレート

｛実績｝
・年間20名の中途採用を担当し、採用計画達成率105％を実現
・採用管理フローを見直し、面接調整工数を月15時間削減
・勤怠確認フローの改善により、締め処理日数を2日短縮
・備品管理方法の見直しにより、年間300万円のコスト削減
・社内手続きマニュアルを整備し、問い合わせ件数を35％削減

｛表彰｝
・業務改善提案により社長賞（特別PJT賞）を受賞
・管理部門MVPとして年間社内表彰を受賞

《資格・スキル》の書き方

資格・スキル欄では、“人事・総務の実務に関連するもの”を優先して記載します。資格の羅列だけでなく、使えるツールや実務スキルも整理すると分かりやすくなります。

書き方のポイント

• 業務関連性の高い資格を優先する
• PCスキルは実務レベルで書く
• 使用システムも記載するとよい

例文テンプレート

｛資格｝
・社会保険労務士
・第一種衛生管理者
・日商簿記○級
・秘書検定○級

｛スキル｝
・採用実務（中途採用、新卒採用、エージェント対応、面接日程調整）
・労務管理（勤怠管理、入退社手続き、社保関連業務）
・総務業務（備品管理、契約書管理、社内行事運営、オフィス環境整備）
・Excel（VLOOKUP、IF関数、ピボットテーブル）
・Word、PowerPointによる文書・資料作成
・人事管理システム、勤怠管理システム、採用管理システムの使用経験

《自己PR》の書き方

自己PRでは、経験の要約ではなく、“自分の強みが応募先でどう活かせるか”を書きます。人事・総務では、正確性、調整力、改善力、守秘性、サポート力などが評価されやすいです。

部長クラスの人事・総務の場合、単なる実務経験の説明ではなく、“組織課題にどう向き合ってきたか、マネジメントや経営支援で何を発揮してきたか”を伝えることが重要です。特に、採用・制度設計の強み、人事総務全体を見渡す視点、経営層との連携力が伝わる内容にすると効果的です。

書き方のポイント

• 強みを1～2個に絞る
• 実務経験と結びつける
• 応募先でどう活かせるかまで書く
• 実務だけでなく、マネジメント経験も入れる（課長以上の場合）
• 経営層との連携や意思決定支援にも触れる（部長以上の場合）

例文テンプレート

私の強みは、採用・制度設計を軸とした人事戦略の推進力と、人事総務部門全体を統括するマネジメント力です。これまで長年にわたり、採用活動の企画・運用から人事制度の設計・見直しまで幅広く携わり、事業や組織フェーズに応じた人材基盤づくりに取り組んできました。また、労務・総務の実務経験も有しているため、人事総務領域を部分最適ではなく全体最適の視点で捉え、部門運営に反映できる点を強みとしています。
現在は人事総務部長として8名体制のマネジメントを担い、メンバー育成、業務分担の最適化、部門課題の整理・推進を行っています。加えて、取締役管理部長へのレポートや部店長会議への出席を通じて、現場と経営の双方を踏まえた提案・調整を行ってきました。取締役管理部長や経営企画部長と連携しながら、経営意思決定を支える人事総務機能を果たしてきた点も、自身の大きな強みだと考えています。
今後も、採用・制度・組織運営の知見を活かしながら、経営と現場をつなぐ人事総務責任者として、組織成長に貢献していきたいと考えています。

よくあるNG例と改善案

採用計画・母集団形成

▲NGな書き方
中途採用を担当

★改善例
中途採用（年間採用目標25名）の母集団形成を主導。媒体構成とエージェント配分を見直し、応募数1.6倍・採用単価18％削減・充足率92％を実現。

面接運営・選考管理

▲NGな書き方
面接調整や候補者対応を実施

★改善例
採用管理フローを再設計し、書類選考から内定までのリードタイムを平均68日→37日に短縮。面接官評価シートの統一で選考通過率のばらつきを是正し、内定承諾率を46％→78％へ改善。

人事制度設計・評価運用

▲NGな書き方
人事制度の見直しを担当

★改善例
等級・評価・報酬制度を改定し、評価基準を全社統一。評価会議の運営設計と評価者研修を実施し、一次評価の分布偏差を30％改善。

労務管理・勤怠運用

▲NGな書き方
勤怠管理や労務対応を実施

★改善例
勤怠アラート運用と部門別是正フローを整備し、月45時間超残業者数を半年で32名→11名に削減。36協定遵守率100％を維持し、締め処理工数も月20時間削減。

給与計算・社会保険

▲NGな書き方
給与計算や社会保険手続きを担当

★改善例
給与・社会保険関連業務（従業員420名、雇用形態4区分）の運用を標準化。チェックリスト導入と社労士連携の強化により、月次差戻し件数を18件→3件に削減、給与確定までの作業日数を5日→3日に短縮。

就業規則・規程整備

▲NGな書き方
就業規則の改定を行った

★改善例
法改正対応を含む就業規則・関連規程12本を改定。周知資料と管理職向け説明会を実施し、制度問い合わせ件数を初月3件に留め、運用開始後の重大な解釈齟齬ゼロで定着。

教育研修・人材育成

▲NGな書き方
研修を企画・運営

★改善例
新任管理職研修（対象45名）を設計・実施。評価面談・労務基礎・マネジメントを体系化し、受講率100％、研修後アンケート満足度4.5/5、半年後の面談実施率を54％→88％へ改善。

組織開発・エンゲージメント

▲NGな書き方
社員満足度向上に取り組んだ

★改善例
従業員サーベイ結果をもとに離職要因を分析し、1on1運用とオンボーディング施策を導入。入社1年以内離職率を18％→9％に低下させ、エンゲージメントスコアを6.8→7.5へ改善。

人事システム・業務改善

▲NGな書き方
人事システムを使って業務を行った

★改善例
人事・勤怠・申請ワークフローを再構築し、入退社手続きの電子化を推進。紙運用を90％削減、申請承認リードタイムを4.2日→1.5日に短縮、部門全体で月35時間の工数削減を実現。

安全衛生・労基対応

▲NGな書き方
安全衛生業務を担当

★改善例
安全衛生委員会の運営と長時間労働者フォロー体制を整備。産業医面談対象者への対応率100％、健康診断再受診率を62％→91％に改善し、労基署対応において是正勧告ゼロを継続。

総務・ファシリティ管理

▲NGな書き方
総務業務全般を担当

★改善例
総務責任者として本社移転（150名規模）を統括。ベンダー選定・レイアウト設計・移転計画を推進し、予算内で完了、移転後の座席稼働率を78％→92％へ改善、関連コストも年間12％削減。

株主総会・会議体運営

▲NGな書き方
株主総会や会議体の運営を担当

★改善例
定時株主総会および取締役会事務局を担当し、招集通知・想定問答・当日運営を統括。準備工程を標準化して資料確定を5営業日前→8営業日前へ前倒しし、当日指摘・差戻しゼロで運営完了。

社内調整・経営支援

▲NGな書き方
各部門と連携して業務を進めた

★改善例
人事総務部長として8名体制をマネジメントし、取締役管理部長へレポート。部店長会議で人員計画・制度改定案を月次報告し、経営企画部長と連携して要員計画の精度を高め、採用充足率を前期比15pt改善。

コスト管理・購買最適化

▲NGな書き方
備品管理やコスト削減に取り組んだ

★改善例
備品・消耗品・外部委託費の支出構造を見直し、購買先集約と発注ルール標準化を実施。年間コスト1,200万円のうち9％を削減し、発注関連の問い合わせ件数も月30件→8件に削減。

文書管理・情報セキュリティ

▲NGな書き方
契約書や文書の管理を行った

★改善例
契約書・社内規程・重要文書の保管ルールを再整備し、アクセス権限を見直し。検索時間を平均15分→3分に短縮、更新漏れ文書をゼロ化し、監査対応工数を40％削減。

提出前に確認！職務経歴書チェックリスト

内容・実績の充実

✅ 役割・スコープ・規模・期間の明記
✅ 成果の定量化（数値・比較対象）
✅ 使用ツール・システム・基準の記載
✅ 会社概要・組織規模の記載

求人適合・キーワード

✅ 求人票との整合性とキーワード最適化
✅ 職務要約と自己PRの最終調整
✅ 提出先ごとのカスタマイズ

表現・用語の整理

✅ 用語の一般化と略語の明確化
✅ 守秘情報への配慮と匿名化
✅ 資格・語学・受賞歴の最新化

表記・校正の統一

✅ 誤字脱字・表記ルールの統一
✅ 数字・期間・肩書の整合性チェック
✅ 連絡先・氏名・日付の記載および最新化
✅ 特殊文字・画像貼付の回避

レイアウト・分量

✅ フォーマットの選択と統一
✅ レイアウトと可読性
✅ ページ数と分量の適正化

提出・ファイル管理

✅ 提出形式とファイル命名
✅ 応募要項の遵守
✅ 特殊文字・画像回避（提出観点）
✅ 提出先ごとのカスタマイズ

【人事・総務】の職務経歴書サンプル

氏名：等松 紹之介
提出日：20XX年XX月XX日 現在

■職務要約

人事・総務領域での実務・マネジメント経験を有し、特に採用および人事制度設計を中核領域としてキャリアを築いてきました。労務・総務の実務経験も有しており、人事総務全般を横断的に理解しています。

現在はスタンダード上場企業の人事総務部長として8名体制の組織マネジメントを担い、取締役管理部長へのレポートを行うとともに、毎月の部店長会議に出席しています。経営意思決定の支援に向けて、取締役管理部長や経営企画部長と連携しながら、組織運営・人材戦略・制度運用の推進に携わっています。